Electronic Document Management | Company Everbestlab

1. Эффективность

Наличие хорошей системы электронного документооборота повысит как внутреннюю эффективность, так и общую конкурентоспособность вашего бизнеса. Нет ничего более отвлекающего или раздражающего, чем груды физических документов и файлов повсюду. Не иметь возможности найти нужную информацию в конечном итоге может нанести ущерб вашей репутации. Система электронного документооборота (СЭД) обеспечит сохранность записей и поможет быстро и надежно получить любую нужную информацию или данные.

2. Экономия

Экономия денег, где это возможно, ключевой момент для любого стартапа, и хранение документов в электронном виде - это экономичный способ управления всеми вашими записями. Ручное управление документами - это трудоемкий процесс внутреннего управления, и вам будет гораздо лучше освободить внутренние ресурсы и дорогостоящее время персонала. Лучше перераспределить их на более важные и продуктивные задачи, которые помогут укрепить и развить ваш бизнес. Также есть затраты, связанные с физическим хранением, особенно когда быстро растущий бизнес будет генерировать множество файлов. Переход на цифровое хранение позволит вам эффективно управлять потребностями в расширении.

3. Управление потоком документов

Электронное документооборот имеет особенную функцию, а именно управление потоком документов. Когда новый документ поступает в систему, его отслеживают, соответствующим отделам и их сотрудникам назначаются задачи по документам. Это означает высокопроизводственное рабочее место, где операции с деловыми документами выполняются легко. Система также позволяет отслеживать статус и текущий отдел, вовлеченный в документ, что позволяет руководству оставаться на правильном пути и принимать решения соответственно.

4. Она защищает ваш бизнес

Наконец, СЭД является самым безопасным способом хранения документов и файлов. За последние годы произошло несколько крупных утечек данных, и ваш бизнес должен защищать чувствительную финансовую информацию и доверенные данные клиентов с помощью безопасной системы. Он также имеет дополнительное преимущество предоставления резервного копирования вне офиса в случае любой катастрофы в офисе, которая может уничтожить как физические, так и электронные файлы на вашем предприятии. Электронное управление записями является важным активом для административной функции любой компании, большой или маленькой. Если у вас еще нет установленного процесса, имеет смысл как можно скорее создать такой процесс. Узнайте больше о системе управления электронными документами Kefron здесь.